Clean home, clean cloud, clean mind, clean desk – Clean-up Week @MMS

Interne und externe Expert*innen haben uns in verschiedenen Sessions berichtet, wie wir im Alltag noch nachhaltiger werden können. Sei es die Kleiderspende, Meditation und Journaling oder das regelmäßige Löschen von ungenutzten Apps. Nachhaltigkeit fängt bei jedem von uns an und jeder kleine Schritt zählt.

Direkt zu Beginn der Woche ging es ums „Clean Home“. Jeder von uns kennt den vollen Klamottenstuhl oder die Suche nach dem ewig verlorenen Schlüsselbund. Ricarda, zertifizierte Ordnungscoach von OrdnungsWillig, gibt Tipps und Tricks an die Hand um dem Chaos daheim wieder Herr*in zu werden. Viele kleine Routinen können uns helfen, uns vor den großen Aufräumarbeiten zu schützen. Zur Ordnung gehört aber nicht nur regelmäßiges Aufräumen, sondern auch, dass jeder Sache ein fester Platz zugeordnet wird.

Bei Markéta von Ordnungsfaden ging es dann vor allem um den emotionalen Wert von Dingen. Dieser macht es uns beim Aussortieren besonders schwer. Von Küchengeräten trennen wir uns z. B. schnell und gern, aber Fotos und Bücher sammeln wir lieber über Jahre. Wir haben auch unsere Kolleg*innen gefragt, was sie am meisten horten: Kleidung, Digitales und Papierkram waren die Top-Antworten.

Ein Tipp von der Ordnungscoach ist, dass man sich beim Aussortieren immer fragen sollte: „Bereitet mir der Gegenstand Freude oder ist er nützlich?“ Wenn wir keine der beiden Fragen mit „Ja“ beantworten können, sollten wir uns davon trennen. Denn Ordnung bringt uns unter anderem Zeitersparnis, Motivation, Leichtigkeit, den Blick fürs Wesentliche, Raum für Neues, Energie und Geldersparnis.

Und wenn man sich dann mal zum Aufräumen aufgerafft hat, rät die Expertin, dass Ordnung auch schön sein darf. Bücher nach Farbe sortieren, hübsche neue Ordnungssysteme oder ein neuer geschlossener Schrank. Organisieren und Ausmisten darf Spaß machen.

Doch mit dem Clean-up daheim starteten die Inputs der Woche erst. Bei der Präsentation von unserem Corporate Responsibility Team wurde es dann auch gleich richtig praktisch. In einer geführten Session haben wir unsere Smartphones, PCs und Cloudsysteme von Datenmüll befreit.

Wusstet ihr, dass…

• Mitarbeiter*innen, die 15h in Video Calls verbringen, pro Monat 9,4 kg CO₂ verbrauchen
• Google pro Tag 15.616 MW/h CO₂ verbraucht, das ist mehr als der größte Damm in den USA produziert, und könnte 1 Millionen Menschen einen Tag lang mit Strom versorgen
• Ein Mensch pro Jahr 12t CO₂ verbraucht (davon allein 0,85t durch IT), verträglich wären 2t

• Viele Apps verbrauchen Energie, Datenvolumen und Cloudspeicher, auch wenn sie nicht genutzt werden.
• Wenn nur wenige Apps installiert sind, spart man nicht nur Emissionen, sondern verbessert auch die Akkulaufzeit und die Performance des Smartphones.
• Mit wenigen Dateien und Nachrichten findet man sich schneller zurecht und spart Speichervolumen - und ggf. auch Kosten.

• Überprüfe, welche Apps schon lange nicht benutzt wurden und lösche sie.
• Lösche Accounts und auch die dazugehörigen Mails und Dateien, die Du nicht mehr nutzt.
• Schau Dir Deine Fotos und Videos an und lösche unnötige, verwackelte und doppelte Dateien.
• Überprüfe Deine langen Chats, z. B. auf WhatsApp oder im FB-Messenger. Behalte nur die wichtigsten und lösche alle anderen.

• Zu viele Dateien können den Computer verlangsamen, insbesondere wenn sie auf dem Desktop gespeichert sind.
• Regelmäßiges Aufräumen verbessert die Performance und Langlebigkeit Eures Gerätes und kann Eure Arbeitsweise durch schnelles Suchen und Finden von Inhalten verbessern.

• Reinige Deine temporären Daten (lokal) z. B. mit Programmen wie Bleachbit.
• Sortiere und organisiere Deine Dateien um. Nutze für Dich geeignete Ordnungskriterien (Erstellung, Projekte, Dateigröße oder Dateityp).
• Lösche unnötige, doppelte oder veraltete Dateien. Erst wenn Du den Papierkorb leerst, sind Deine Dateien endgültig gelöscht.

• Eine Mail verbraucht durchschnittlich 4g CO₂
• Mit Anhang kann der Verbrauch auf bis zu 35g CO₂ steigen.
• Weniger Mails sparen nicht nur CO₂, sondern erleichtern auch die tägliche Arbeit.

• Sortiere Deine E-Mails und lösche nicht mehr benötigte Mails.
• Nutze die Filterfunktionen, z. B.
  • Größe: Finde die Mails, die besonders viel Speicherplatz einnehmen.
  • Datum: Finde die Mails, die z. B. älter als 3 Jahre sind.
  • Von oder Betreff: Finde ähnliche E-Mails. Probiere Stichworte wie FYI, automatische Antwort, Newsletter, OK. 
• Identifiziere längere Unterhaltungen und gehe auf Löschen > Unterhaltung aufräumen
• Leere Deinen Papierkorb nach der Löschaktion.
• Deabonniere ungewünschte Newsletter und markiere ungewünschte Absender als SPAM. 
• Lösche Deinen SPAM Ordner regelmäßig endgültig.

• Namenskonventionen
• übersichtliche Ordnerstruktur
• regelmäßige Clean-Ups

• Lightversionen nutzen, vor allem von Apps, die häufig verwendet werden, z. B. Facebook Lite
• Regelmäßige Updates durchführen
• Good Practices etablieren, z. B. wichtige Dokumente in die Cloud, ältere Fotos & Videos auf einen externen Speicher

Anzahl eingehender E-Mails reduzieren

• Newsletter regelmäßig überprüfen & deabonnieren
• RSS Feeds nutzen
• SPAM-Absender blockieren

Ordnerstruktur anlegen (Regeln definieren)

• To Do
• Warten
• Später lesen
• Archiv

Zero Inbox Strategie

• Nachrichten direkt löschen, die keine Aktion erfordern oder nicht aufgehoben werden müssen
• Nachrichten sofort beantworten, die innerhalb von 2 Minuten behandelt werden können
• Rest in Ordnerstruktur (siehe oben) sortieren

Good Practices etablieren

• Keine OK und FYI Mails versenden
• Team Kommunikation über Messenger regeln
• Keine Mails an zu großen Empfängerkreis (insbesondere mit Anhang)

• Regeln und Benachrichtigungen:

Gehe auf Datei > Tools > neue Regeln > definiere z. B. Stichworte im Betreff oder einen bestimmten Absender

• Regel Assistent

Der Regel Assistent bietet verschiedene Optionen für die E-Mails, denen man Regeln geben möchte.

Unsere Gesundheitsmanagerin Susan ist ausgebildete Trainerin für Achtsamkeit und Resilienz. Mit ihr haben wir uns am Mittwoch kurz nach dem Mittag in einer kleinen Runde getroffen, um verschiedene Achtsamkeitstechniken kennenzulernen.

Besonders bemerkenswert war, dass man zu Beginn der Session wirklich noch in seinem Gedankenkarussel gefangen war – welche Termine und To-dos stehen heut noch an, was darf ich nicht vergessen – jeder von uns kennt sicherlich diese innere Unruhe. Im Verlauf der einstündigen Session wurde man merklich ruhiger und konnte sich auf den Moment, das Hier und Jetzt fokussieren.

Zu Beginn haben wir uns begleitet von Musik auf unsere Atmung konzentriert. Die optimale Dauer eines Atemzuges beträgt 5,5 Sekunden. Diese Dauer ist mittlerweile durch verschiedene Studien belegt und auch zahlreiche Gebetsverse verschiedenster Religionen orientieren sich daran.

Eine weitere empfehlenswerte Übung ist der Bodyscan. Hier legt man nach und nach den Fokus auf alle Körperregionen und kann so entspannen und zur Ruhe kommen.  

Lachyoga im Büro war auf jeden Fall eine neue und besondere Erfahrung. Heike ist im Team der Mindfulness Pioneers (einem Teil der konzern-internen Green Pioneers Community) und hat uns gezeigt, wie Lachen als Entstressor des Hirns (beim herzhaften Lachen ist das Hirn ausgeschaltet) und als Aktivator durch Sauerstoffaufnahme und Ausschüttung von Endorphinen wirkt.

Unsere Telekom Kollegin Sandra ist ebenfalls im Team der Mindfulness Pioneers. Mit ihr haben wir gemeinsam Bullet Journaling nach Ryder Carroll besprochen. Bei dieser Variante geht es weniger darum einfach alle Gedanken fließend zu notieren, sondern eher um eine strukturierte Planung des Tages (Monats, Jahres). Verschiedene Anstriche erklären die Priorität eines To-dos, die Jahresplanung ermöglicht einen guten Überblick, welche Aufgaben wann bearbeitet werden sollten und das Inhaltsverzeichnis ermöglicht das Anlegen von Merklisten z.B. für Geschenke. Genauere Infos findet ihr im Buch Bullet Journaling von Ryder Carroll.

Mit der regelmäßigen Ausübung von Achtsamkeitstechniken kann man nachweislich mehr Gleichgewicht und Stabilität im Leben gewinnen – dies unterstützt uns vor allem in herausfordernden Lebenslagen.

Wissenschaftliche Studien belegen, dass Achtsamkeit zur geistigen und körperlichen Balance zwischen Wachsamkeit und Entspannung verhilft, Gesundheit fördert sowie zur höheren Zufriedenheit führt. Aus dieser Haltung heraus sind Menschen gelassener, fokussierter, mutiger und kreativer.

Das Team der Mindfulness Pioneers hat es sich zum Ziel gesetzt, dass Achtsamkeit und bewusstes Handeln Teil der DNA der Deutschen Telekom wird. Sie bieten verschiedene Formate, wie LEX-Sessions oder individuellen Angebote für Teams und Gruppen, rund um Meditation, Yoga, Kommunikation und Achtsamkeit an.

Wir sagen DANKE!

Viele unserer MMSler*innen sind auch noch weiter aktiv geworden. Die ganze Woche über waren wir aufgerufen, die Büros auszumisten und Schätze zu bergen, über welche sich andere noch freuen würden. Zum Ende der Woche haben wir dann einen Flohmarkt veranstaltet. So konnten ungeliebte Bürohüter neue glückliche Besitzer*innen finden und gleichzeitig haben wir in der MMS mal ordentlich aufgeräumt.

Ein Kuchenbasar mit vielen leckeren, selbstgebackenen Kuchen hat zusätzlich zum Verweilen eingeladen. Danke an die fleißigen Bäcker*innen. Diesen Anlass haben wir genutzt, um Spenden für die Erdbebenopfer in Syrien und der Türkei zu sammeln. Die Summe wird komplett an „Aktion Deutschland hilft! e.V.“ übergeben. Der Verein ist ein Zusammenschluss deutscher Hilfsorganisationen, deren Ziel es ist, Kräfte zu bündeln und so schneller und wirkungsvoller zu helfen. Die Initiative wurde auch durch die Telekom mit einer Millionen Euro unterstützt.

Wir sind glücklich mit unserer aufgeräumten MMS – vor Ort, digital und auch persönlich: daheim & in Gedanken.