E-Rechnung mit P!ONE

Peppol ist ein standardisiertes, grenzüberschreitendes Netzwerk. Es ermöglicht den Austausch elektronischer Dokumente mit allen im Netzwerk registrierten Partnern (B2B & B2G).

Lieferanten, Geschäftskunden, öffentliche Auftraggeber und Dienstleister empfangen Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine und andere Dokumente. Anschließend verarbeiten sie diese. Zugleich ist Peppol ein globaler Standard für den elektronischen Datenaustausch (EDI). Er ist effizient und sicher.

Peppol deckt den gesamten Ausschreibungs- und Beschaffungsprozess (E-Procurement), nicht nur E-Invoicing. Zudem unterstützt es die Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen in der EU (Public eProcurement).

Alle Beschaffungs- und Vergabeverfahren können länderübergreifend abgewickelt werden. Die Abwicklung erfolgt elektronisch, standardisiert und automatisiert. Für den Austausch setzt man länderspezifische Validierungsregeln ein. Das Peppol-Verzeichnis enthält Informationen über alle im Peppol-Netz registrierten Partner.

Der Markenname Peppol entstand aus dem internationalen Projekt Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL).

Peppol basiert auf dem sogenannten “4-Corner Model”, bestehend aus Absender, Empfänger und je einem Peppol Access Point auf beiden Seiten:

1. Der Absender erstellt ein elektronisches Dokument im vereinbarten Format und übermittelt sie an seinen Peppol Access Point.
2. Der Absender-Access Point validiert das Dokument und leitet es über das Peppol-Netzwerk an den Empfänger-Access Point weiter – adressiert über die Peppol-ID des Empfängers.
3. Der Empfänger-Access Point nimmt das Dokument entgegen, prüft Zustellbarkeit und stellt sie dem Empfänger bereit.
4. Der Empfänger ruft das Dokument ab und verarbeitet es weiter.

Die Nutzung der Kommunikationsstrecke zwischen den Peppol Access Points ist standardisiert.

Peppol findet weltweit Anwendung. Derzeit nutzen es in Europa 31 Länder, darunter Deutschland, Frankreich, Italien, Schweden, Norwegen, Dänemark, die Niederlande und das Vereinigte Königreich. Viele dieser Staaten integrierten Peppol in ihre gesetzlichen Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung.

Japan, Singapur, Australien und Neuseeland verwenden Peppol. Das Netzwerk vereinfacht internationale Handelsaktivitäten. In den USA, Kanada und Mexiko nimmt die Nutzung von Peppol zu. Dies gilt besonders für den elektronischen Dokumentenaustausch.

In Deutschland dient Peppol bisher hauptsächlich der elektronischen Rechnungsstellung an Behörden. Der standardisierte Übermittlungsweg ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche. Seit dem 1. Oktober 2023 müssen sich alle öffentlichen Auftraggeber an das Peppol-Netzwerk anschließen. Gesetzliche Vorgaben zur E-Rechnung führen zur schrittweisen Einführung im gesamten B2B-Bereich.

Zur Nutzung des Peppol Netzwerkes ist ein zertifizierter Peppol Service Provider erforderlich.

Dieser Provider garantiert gegenüber Peppol die Einhaltung aller technischen und organisatorischen Vorgaben und deren stichtaggenaue Umsetzung. Auf diese Weise wird die hohe Zuverlässigkeit des Peppol Netzwerkes sichergestellt.

Damit wir Ihre Rechnungen sicher über das Peppol-Netzwerk versenden können, müssen sie in einem standardisierten EU-Format vorliegen.

Derzeit werden folgende Formate unterstützt:

• XRechnung UBL Invoice (V3.0 und V2.3)
• Peppol BIS Billing UBL Invoice V3

Unser Tipp: Fragen Sie bei Ihrem Softwareanbieter, ob Ihr Rechnungssystem bereits das Exportieren von Rechnungen im Format XRechnung unterstützt oder wann diese Funktion verfügbar sein wird – das ist meist der einfachste Weg zur Umstellung.

• Und was ist, wenn Ihre Geschäftspartner noch nicht angebunden sind?
  Diese können sich hier einfach und schnell für den Empfang von E-Rechnungen über das Peppol Netzwerk registrieren. Für die Übergangszeit stellen wir Ihnen darüber hinaus alternative Lösungen bereit, damit Sie elektronische Rechnungen versenden können – unabhängig davon, ob Ihre Partner bereits im Peppol-Netzwerk registriert sind.
• Möchten Sie weitere Tipps zur Umstellung oder wünschen Sie eine persönliche Beratung?

-> Beratung anfordern

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Das Besondere: Sie kann automatisch und vollständig elektronisch verarbeitet werden – ohne manuelles Eingreifen wie Drucken, Scannen oder Abtippen.

Im Gegensatz zu PDF- oder Papierrechnungen ist sie medienbruchfrei und damit ideal für die digitale Buchhaltung.

Grundlage dieser Definition ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die darauf basierende Norm EN-16931, die konkrete Anforderungen an das E-Rechnungsformat stellt.

Die EN 16931 ist eine europaweit gültige Norm für elektronische Rechnungen. Sie sorgt dafür, dass E-Rechnungen einheitlich aufgebaut und maschinenlesbar sind – und somit 
automatisch verarbeitet werden können.

Die Norm definiert:

• Welche Pflichtangaben enthalten sein müssen (z. B. Steuern, Rechnungsbetrag, Lieferdatum)
• Wie die Daten in standardisierten Formaten (z. B. XML: UBL oder CII) übermittelt werden
• Wie länderspezifische Anpassungen erfolgen können (z. B. XRechnung in Deutschland über sogenannte CIUS)

Folgende Punkte sind zu beachten:

• Aufbewahrungsfrist

E-Rechnungen (Buchungsbelege) müssen 8 Jahre lang aufbewahrt werden (Vgl. Abgabenordnung § 147, Abs. 3) & Änderungen zum 4. Bürgerentlastungsgesetz). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung empfangen wurde.

• Unveränderbarkeit

Die Rechnung ist im Originalformat (z. B. XML) zu archivieren. Nachträgliche Änderungen am Dokument selbst sind nicht erlaubt. Ergänzende Vermerke müssen getrennt dokumentiert werden.

• Maschinenlesbarkeit

Während der gesamten Aufbewahrungsfrist muss die E-Rechnung maschinell auswertbar bleiben. Ein Ausdruck oder die Umwandlung in ein nicht-strukturiertes Format (z. B. PDF) genügt nicht.

• Ordnungsgemäße Archivierung

Die Archivierung muss nachvollziehbar, vollständig und revisionssicher erfolgen. Rechnungen müssen auffindbar sein (z. B. durch Indexierung nach Datum, Rechnungsnummer etc.). Zulässige Archivmedien sind u. a. digitale Archivsysteme, DMS oder ERP-Lösungen.

• GoBD-Konformität

Die Archivierung muss den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) entsprechen.


Dazu zählen u. a.:

• Eine Verfahrensdokumentation
• Schutz vor unberechtigtem Zugriff
• Protokollierung aller Änderungen am System
• Sicherstellung der Lesbarkeit über die gesamte Frist hinweg

Akzeptierte Formate