Der zweite Datenschatz steckt in Ihren Dokumenten
ERP- und CRM-Daten sind in vielen Unternehmen bereits strukturiert verfügbar. Doch ein großer Teil des Wissens steckt an anderer Stelle: in Verträgen, Gutachten, Rechnungen und technischen Unterlagen. Genau hier liegt der „zweite Datenschatz“. Damit künstliche Intelligenz diese Informationen sinnvoll nutzen kann, braucht es mehr als eine digitale Ablage: Dokumente müssen strukturiert, im richtigen Kontext verfügbar und in durchgängige Prozesse eingebunden sein.
In dieser Expertensession zeigen die Deutsche Telekom MMS, d.velop und Paragon, wie modernes Dokumentenmanagement zum Bindeglied zwischen Informationen, KI und Geschäftsprozessen wird.
Konkrete Demos zeigen, wie KI Informationen aus Dokumenten extrahiert, vorhandenes Wissen zugänglich macht und Mitarbeitende bei dokumentenbasierten Prozessen unterstützt.
Was Sie in der Aufzeichnung lernen
Sie erfahren,
- wie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) Informationen aus unterschiedlichen Quellen zentral und kontextbezogen verfügbar macht,
- welche Möglichkeiten KI bei der Analyse von Dokumenten, der Datenextraktion und der Unterstützung dokumentenbasierter Prozesse bietet,
- warum strukturierte Informationen und eine zentrale Datenbasis entscheidend für den sinnvollen Einsatz von KI sind,
- wie sich ein DMS mit führenden Anwendungen wie ERP-, CRM- und E-Mail-Systemen verbinden lässt,
- wie Input, Dokumentenmanagement und Output zu einem durchgängigen Dokumentenlebenszyklus verbunden werden können.
Wie Unternehmen ihren zweiten Datenschatz nutzen
Praxisbeispiel 1: Wissen aus 15.000 Gutachten erschließen
Beim Kunststoff Institut Lüdenscheid wird vorhandenes Fachwissen aus rund 15.000 Gutachten mithilfe der KI-Plattform von d.velop zugänglich gemacht. Anwender*innen können konkrete Fragen stellen und erhalten Informationen auf Basis des vorhandenen Dokumentenbestands. Die Ergebnisse verweisen auf die zugrunde liegenden Quellen und machen vorhandenes Erfahrungswissen gezielter nutzbar.
Praxisbeispiel 2: Verträge mit KI erfassen und vorprüfen
KI kann Informationen wie Vertragsparteien oder Laufzeiten aus Dokumenten extrahieren und strukturiert in einer Vertragsakte bereitstellen. Im Webinar wird außerdem gezeigt, wie konfigurierte KI-Agenten Verträge anhand definierter Regeln vorprüfen und relevante Inhalte hervorheben. Die fachliche Prüfung wird dabei nicht ersetzt, sondern gezielt vorbereitet.
Praxisbeispiel 3: Kundenkommunikation Ende zu Ende steuern
Ein Beispiel aus der Energiewirtschaft zeigt das Zusammenspiel von Kundenstammdaten, Dokumentenerstellung, Versand und Rückmeldung im Rahmen eines §14a-Prozesses. Dokumente werden für den Versand aufbereitet und über definierte Kanäle ausgegeben; eingehende Informationen fließen anschließend zurück in den Prozess.
Für wen ist die Aufzeichnung interessant?
Die Expertensession richtet sich an Unternehmen und Organisationen, die ihr Dokumentenmanagement modernisieren und vorhandene Informationen besser für Prozesse und KI nutzbar machen möchten. Besonders relevant ist sie für:
- IT- und Digitalentscheider*innen
- Verantwortliche für Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management
- KI- und Automatisierungsverantwortliche
- Verantwortliche für ERP- und CRM-Systeme
- Prozessverantwortliche in dokumentenintensiven Fachbereichen
- Verantwortliche für digitale Kundenkommunikation
Was braucht es für KI-fähige Dokumentenprozesse?
Der Nutzen von KI beginnt nicht erst beim Sprachmodell. Entscheidend ist die Grundlage: Dokumente müssen strukturiert verfügbar sein und mit ihrem fachlichen Kontext verknüpft werden. Ein modernes DMS kann dabei als zentrale Informationsbasis dienen und Dokumente aus unterschiedlichen Eingangskanälen sowie ERP-, CRM- oder E-Mail-Systemen zusammenführen.
In der Session wird außerdem deutlich, warum Integration eine zentrale Rolle spielt. Mitarbeitende sollen Informationen dort nutzen können, wo sie arbeiten – beispielsweise in Outlook, einem ERP- oder CRM-System.
Jetzt den zweiten Datenschatz erschließen
Sehen Sie in der Aufzeichnung, wie Unternehmen vorhandenes Dokumentenwissen für KI und automatisierte Prozesse nutzbar machen können. Die Demos und Praxisbeispiele zeigen konkrete Ansatzpunkte: von der Wissenserschließung über Vertragsprozesse bis zur Kundenkommunikation.
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