Digitale Assistenz unterstützt Mitarbeitende
Der Kreis Bergstraße treibt die Digitalisierung seiner Verwaltung konsequent voran. Ziel ist es, Mitarbeitende im Arbeitsalltag spürbar zu entlasten und Bürger*innen einen effizienteren, zeitgemäßen Service zu bieten. Mit dem Einsatz einer KI gestützten Assistenzlösung wurde ein wichtiger Schritt hin zu einer modernen, leistungsfähigen Verwaltung umgesetzt.
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Referenz im Überblick
Aufgabe
Effizienzsteigerung und Entlastung der Verwaltung
Lösung
KI basierte Assistenz Business GPT für interne Prozesse
Ergebnis
Schnellere Abläufe und verbesserter Bürgerservice
KI soll die Arbeit der Menschen unterstützen – nicht ersetzen. Wenn wir die Chancen dieser Technologie klug nutzen, können wir Verwaltung effizienter, moderner und bürgerfreundlicher machen. Christian Engelhardt | Landrat des Kreises Bergstraße
Nutzen für unseren Kunden
Spürbare Entlastung der Mitarbeitenden durch automatisierte, effizientere Prozesse
Besserer Bürgerservice dank schneller Verfügbarkeit von Informationen und kürzerer Bearbeitungszeiten
Zukunftssichere Verwaltung durch skalierbare KI‑Lösungen und wirtschaftliche Ressourcennutzung
Aufgabe Digitale Entlastung für Mitarbeitende schaffen
Wie viele öffentliche Verwaltungen steht auch die Kreisverwaltung Bergstraße vor vielfältigen Herausforderungen wie steigende Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden, Fachkräftemangel und knappe Finanzmittel. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Service und Auskunftsfähigkeit gegenüber Bürger*innen.
Gesucht war eine Lösung, die Informationen schnell zugänglich macht und Mitarbeitende bei wiederkehrenden Aufgaben unterstützt, ohne bestehende Entscheidungsprozesse zu ersetzen.
Gleichzeitig sollte sie den besonderen Anforderungen einer öffentlichen Verwaltung gerecht werden, insbesondere im Hinblick auf den verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Daten. Dafür galt es, rechtliche Rahmenbedingungen, Datenschutz-Vorgaben und Sicherheitsanforderungen einzuhalten und von Beginn an konsequent mitzudenken.
Weitere Anforderungen waren die einfache, intuitive Bedienbarkeit der KI für Mitarbeitende unterschiedlicher Fachbereiche und der flexible Einsatz, um unterschiedliche Anwendungsfälle innerhalb der Kreisverwaltung abdecken zu können.
Lösung KI gestützte Assistenz auf Basis von Azure OpenAI
Gemeinsam mit der Telekom MMS als Umsetzungspartner führte der Kreis Bergstraße die KI basierte Assistenzlösung Business GPT ein. Die generative KI unterstützt Mitarbeitende der Kreisverwaltung im Arbeitsalltag, indem sie Informationen strukturiert aufbereitet, Recherchen beschleunigt, Texte erstellt oder zusammenfasst.
Darüber hinaus unterstützt die Lösung auch das Projekt- und Aufgabenmanagement. Durch den optionalen Upload von Dokumenten kann die KI zusätzlich auf interne Inhalte zugreifen, große Datenmengen analysieren und leicht verständliche Berichte erstellen.
Ein zentrales Merkmal von Business GPT ist die mandantenfähige Architektur: Unterschiedliche Kommunen und Städte des Kreises Bergstraße wurden an eine gemeinsame, hoch performante KI Infrastruktur angebunden.
Business GPT steht allen Nutzer*innen ohne personengebundene Lizenzierung zur Verfügung und erfüllt dabei höchste Sicherheitsstandards, denn IT-Sicherheit, Datenschutz und DSGVO-Konformität gelten höchste Priorität. So werden eingegebene Daten nach Abschluss einer Anfrage automatisch gelöscht und die Lösung wird in einem Rechenzentrum in Europa betrieben.
Die Einführung von Business GPT wurde von Telekom MMS durch Workshops, eine begleitende Beratung und die Schulung der Mitarbeitenden gemäß der europäischen KI-Verordnung „AI-Act“ flankiert.
Nutzen Mehr Effizienz und Qualität in der Verwaltungsarbeit
Mit der Einführung der KI gestützten Assistenz entlastet der Kreis Bergstraße spürbar den Arbeitsalltag seiner Verwaltungsmitarbeitenden, da sie nun mehr Zeit für komplexe und anspruchsvolle Aufgaben haben. Informationen stehen schneller zur Verfügung, Prozesse werden beschleunigt, Daten lassen sich gezielter analysieren. Bürgeranfragen können somit zeitnah und qualitativ hochwertiger bearbeitet werden.
Die Möglichkeit, Analysen und Berichte zu erstellen, schafft eine fundierte Grundlage für datenbasierte Entscheidungen in der Verwaltung.
Durch die gemeinsame, verbrauchsabhängige Nutzung über die einzelnen Dienststellen hinweg können die KI-Funktionalitäten zudem wirtschaftlich und flexibel bereitgestellt werden.
Mit dem Einsatz von Business GPT im Kreis Bergstraße entsteht eine skalierbare Blaupause für digitale Exzellenz im öffentlichen Sektor.
Gleichzeitig positioniert sich der Kreis als moderne, zukunftsorientierte Verwaltung, die neue Technologien verantwortungsvoll einsetzt. Die Lösung legt den Grundstein für weitere Digitalisierungsvorhaben und stärkt zugleich die Attraktivität als Arbeitgeber im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte.
Über den Kreis Bergstraße
Der Kreis Bergstraße ist eine kommunale Gebietskörperschaft in Hessen. Er übernimmt zentrale Verwaltungsaufgaben für Bürger*innen, Unternehmen und Institutionen in der Region und treibt die digitale Transformation seiner Verwaltung aktiv voran.
Unser Kontakt für Ihre Fragen
Dr. Cornelia Mossal
Corporate Communication