Veränderungen erfolgreich gestalten

Aktive Veränderungsbegleitung beim Wandel der IT-Arbeitswelt

Nachdem die umfangreichen Anforderungen gemeinsam mit dem CIO priorisiert wurden, startete das 15 Monate währende Change-Projekt. Als Schnittstelle zu den Expert*innen der Telekom MMS fungierte ein crossfunktionales Projektteam der SachsenEnergie, das aus zwölf Mitarbeitenden aller fünf IT-Abteilungen des Bereichs bestand. In einem Kickoff-Workshop entwickelte dieses Team eine Vision, formulierte die Mission und hielt entlang der bestehenden Herausforderungen die nötigen Aufgaben fest. Dabei kam ein Methoden-Mix zum Einsatz, unter anderem die „Why-How-What“-Methode und „ADKAR“, ein bewährtes Vorgehensmodell für Changemanagement-Prozesse.

Um auch die Wünsche, Ideen und Bedenken der Mitarbeitenden im Hinblick auf die vielfältigen Veränderungen aufzunehmen, wurde unter anderem ihr Feedback mittels eines Worldcafés eingeholt. Den Führungskräften wurde ein Coaching zu ihrer Rolle im Veränderungsprozess sowie zum Thema Selbstreflexion angeboten.

Im Anschluss leitete das Projektteam geeignete Maßnahmen ab: So wurde beispielsweise für den Dialog der Mitarbeitenden untereinander ein Microsoft Teams als zentraler Ort etabliert. Dort können sich Mitarbeitende informieren und untereinander austauschen. Auch zum jeweils aktuellen Stand des Veränderungsprozesses konnten sich die Mitarbeitenden in Beiträgen informieren und in offenen Sprechstunden Fragen adressieren.

Darüber hinaus wurden verschiedene Lernformate und FAQ-Dokumente eingeführt. Neue Kolleginnen und Kollegen stellen sich nun auch mit einem persönlichen OnePager dem gesamten IT-Team vor. Darüber hinaus wurden Videobotschaften der neuen Führungskräfte erstellt. Denn bei einer Befragung hatte sich gezeigt, dass unterschiedliche Kommunikationsformate notwendig sind, um möglichst vielen Mitarbeitenden ein passendes Angebot zu machen.

Akzeptanz des Need for Change

Während des Change-Prozesses wurden verschiedenste Maßnahmen umgesetzt, die sich an den Wünschen und Bedürfnissen der Mitarbeitenden ausrichteten. Indem alle Team-Mitglieder bestmöglich beteiligt und ihnen die Ziele sowie der individuelle Nutzen des Change-Prozesses aufgezeigt wurden, konnte negativen Effekten wie Verunsicherung, Ablehnung und Frustration bestmöglich vorgebeugt werden.
Die Rückmeldung der Mitarbeitenden bestätigt, dass die neuen Kommunikationsformate, die Teambuilding-Maßnahmen sowie die Möglichkeit, Feedback zu geben und daraus weitere Maßnahmen abzuleiten, gut angenommen wurden. Denn damit konnten nicht nur der Informationsfluss und der Austausch untereinander verbessert werden, auch die moderne Zusammenarbeitskultur wurde gestärkt. So posten Team-Mitglieder beispielsweise öfter selbst eigene Beiträge im Teams-Raum, teilen Best Practices und verabreden sich zu gemeinsamen Aktivitäten. Dadurch werden die Beziehungsebene und das “Wir“-Gefühl gestärkt.

Dank neuer Austauschformate fühlen sich die Mitarbeitenden nun besser durch ihre Führungskräfte informiert und eingebunden. Die Führungskräfte erhalten Feedback direkt von den Mitarbeitenden und können ihr Informations- und Kommunikationsverhalten reflektiert anpassen.
Der IT-Bereich der SachsenEnergie ist nun zukunftsfähiger aufgestellt und kann so als zuverlässiger Partner auf Augenhöhe in der Unternehmensgruppe agieren.